- Approvato con deliberazione di Consiglio Comunale n.160 del 29/10/2020
TITOLO I - ORDINAMENTO GENERALE ED ATTRIBUZIONI
ART. 1
Oggetto del regolamento
1. Il presente regolamento disciplina le funzioni specifiche del servizio economato, istituito ai sensi dell’art.153, comma 7, del D.Lgs. 18 agosto 2000, n. 267 ed in conformità ai principi contabili, ne definisce le attribuzioni e le modalità per il loro espletamento, in conformità alle disposizioni di legge vigenti.
2. Il presente regolamento disciplina, altresì, il servizio di cassa economale per il pagamento di spese minute ed urgenti per le quali, non essendo possibile esperire le procedure ordinarie, si deve provvedere immediatamente entro i limiti e con le modalità di cui al presente regolamento.
3. Per quanto non previsto nel presente regolamento si applicano le disposizioni di legge vigenti nonché le disposizioni contenute nel regolamento di contabilità.
ART. 2
Attribuzioni generali ed esclusive
L’ufficio Provveditorato-Economato ha competenza generale per gli approvvigionamenti, le forniture, la gestione, la manutenzione, la conservazione e gli inventari dei beni mobili, d'uso e di consumo, necessari per il funzionamento di tutti i servizi comunali e per l'espletamento delle funzioni dagli stessi organizzate, esclusi i servizi per i quali apposite speciali norme autorizzano l'autonoma effettuazione di particolari specifiche provviste.
Gli altri servizi comunali dotati di autonomia per particolari forniture hanno l'obbligo di osservare tutte le modalità stabilite dal presente regolamento e sono tenuti, per tali forniture, agli adempimenti previsti dalle leggi vigenti e dai regolamenti comunali.
ART. 3
Attribuzioni specifiche
Le attribuzioni dell’ufficio Provveditorato-Economato prevedono:
ART. 4
Organizzazione degli approvvigionamenti
Le richieste di fornitura sono firmate dal dirigente di ogni Area o suo delegato. Nella richiesta è indicato il Servizio o l’Ufficio al quale il materiale è destinato. Effettuate le verifiche necessarie, nonché la disponibilità delle risorse finanziarie, la fornitura viene registrata in carico al servizio richiedente.
In caso di impossibilità di esecuzione della fornitura o per indisponibilità delle risorse rispetto alle richieste, il Dirigente dell’Area Risorse Finanziarie segnala tale circostanza al Dirigente dell’Area richiedente.
Le forniture di carattere straordinario debbono essere opportunamente motivate dai servizi richiedenti e segnalate all'Ufficio Provveditorato Economato che provvederà a predisporre gli atti necessari per adempiere al fabbisogno, compatibilmente con i vincoli di bilancio.
TITOLO II - SERVIZIO DI CASSA ECONOMALE
ART. 5
Organizzazione del servizio di cassa
Il servizio di cassa economale provvede alla riscossione delle entrate ed al pagamento delle spese indicate nel presente regolamento.
L'ente provvede ad assicurare le somme depositate presso l’ufficio Provveditorato Economato ed i valori custoditi contro i rischi di furto, incendio e connessi.
L'ente provvede inoltre all’installazione delle attrezzature e dei sistemi di sicurezza necessari per la conservazione dei fondi e valori presso l'ufficio e per i locali nei quali i dipendenti preposti svolgono il servizio di cassa.
Sono nominati agenti contabili gli incaricati di operare presso la cassa economale, ai quali sono attribuite, per i rischi del servizio di cassa, le indennità per il maneggio valori, determinate, tenendo conto delle disposizioni vigenti in materia.
Il servizio di cassa economale provvede alla riscossione delle entrate derivanti:
- dai corrispettivi derivanti da prestazioni che, per la loro natura, non consentono l'organizzazione di una procedura di riscossione presso la Tesoreria Comunale;
- da depositi in conto terzi per depositi cauzionali;
- da introiti vari occasionali e non previsti, per i quali l’ufficio Ragioneria ritiene sussista la necessità di immediato incasso o non sia possibile il diretto versamento presso la Tesoreria Comunale.
Le somme introitate sono conservate nella cassaforte della cassa economale e versate alla Tesoreria Comunale.
A cadenza mensile sono trasmesse all’ufficio Ragioneria il totale delle entrate e delle riscossioni effettuate nel mese precedente.
ART. 6
Anticipazione ordinaria - Pagamento di spese minute ed urgenti
Il servizio di cassa economale è autorizzato a provvedere al pagamento delle minute spese quando lo stesso deve avvenire immediatamente, in relazione alle esigenze di funzionamento dei vari uffici comunali.
Il limite per il pagamento di ciascuna fornitura o prestazione è di euro 300,00 (trecento) IVA compresa. Il suddetto limite potrà essere superato, nel rispetto delle norme antiriciclaggio, per le anticipazioni e rimborsi di missioni e trasferte, in caso di situazioni contingibili ed urgenti che non possono essere rinviate senza recare danno al Comune e per casi particolari, quando l'unica modalità di pagamento possibile sia per contanti.
Per spese minute ed urgenti si intendono le spese aventi natura episodica, necessarie ed urgenti, di piccola entità, imprevedibili, non preventivabili ovvero non di agevole programmabilità ed in generale le spese improcrastinabili necessarie a scongiurare un danno all'Ente e che presuppongono, per la peculiarità della prestazione, il pagamento in contanti.
Nessuna richiesta di fornitura o di servizio può essere artificiosamente frazionata allo scopo di far rientrare la spesa entro i suddetti limiti.
Per far fronte ai pagamenti a mezzo cassa si provvede mediante l'emissione da parte dell’ufficio Ragioneria di mandati di anticipazione ordinaria a favore della cassa economale. L'importo della quota di anticipazione viene determinato in euro 15.000,00 (quindicimila), elevabile in base agli effettivi fabbisogni e delle disponibilità.
L’addetto alla cassa economale può utilizzare l’anticipazione ricevuta esclusivamente per le spese minute (entri i suddetti limiti) necessarie a far fronte ad esigenze di immediatezza ed urgenza non compatibili con le tempistiche delle procedure di affidamento ordinarie quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
Qualsiasi pagamento mediante cassa economale dovrà avvenire sulla base di "ordini di pagamento" redatti dal servizio richiedente e corredati dalla documentazione giustificativa fiscalmente adeguata. Per i suddetti pagamenti la documentazione giustificativa può essere rappresentata dallo scontrino fiscale con allegata attestazione, da parte del servizio richiedente, della natura e della quantità dei beni ceduti o dei servizi prestati.
Presso l’Istituto di Credito che gestisce la Tesoreria comunale è istituito apposito conto corrente per la gestione di cassa. In esso confluiscono le anticipazioni, i mandati emessi dal Servizio Finanziario a reintegro delle spese minute e urgenti e di quelle di missione o trasferta. Sul conto corrente può operare l’addetto alla cassa economale e gli eventuali sostituti.
Il Servizio di Economato effettua i pagamenti in una delle seguenti forme.
La gestione di cassa economale deve attenersi alle disposizioni introdotte dalla L. 190/2014, art.1, co. 629 lett.b). Sono quindi gestibili tramite cassa, le sole operazioni certificate dal fornitore mediante:
ART. 7
Rendiconto dell'anticipazione ordinaria
A cadenza almeno trimestrale, l’addetto alla cassa economale deve presentare il rendiconto delle spese effettuate distinte per capitoli di bilancio al fine di ottenere il rimborso.
I rendiconti corredati di tutta la documentazione giustificativa, sono presentati al Dirigente dell’Area Risorse Finanziarie o alla PO delegata che, dopo averli verificati, li approva con apposito atto. Con tale atto l’ufficio Ragioneria emette mandati a favore della cassa economale per il reintegro della quota di anticipazione ordinaria.
Al termine dell'anno, con procedura di rendicontazione contabile, l’addetto alla cassa economale chiude l'esercizio comunicando all'ufficio Ragioneria le economie verificatesi sui vari capitoli di bilancio ricompresi nell'anticipazione ordinaria, per la quale l'Ufficio Ragioneria emette reversale sul corrispondente capitolo di Entrata. All’inizio dell’esercizio successivo, lo stesso ufficio Ragioneria provvede all'assegnazione alla cassa economale della nuova anticipazione ordinaria mediante emissione di apposito mandato di pagamento al corrispondente capitolo di Uscita.
ART. 8
Contabilità di cassa
Il pagamento delle spese da parte dell’addetto alla cassa economale con i fondi ricevuti in anticipazione, è ordinato mediante “buoni economali di cassa” datati e numerati progressivamente e gestiti mediante procedure informatizzate.
Con l’emissione del buono economale di cassa si costituisce liquidazione di spesa sugli stanziamenti dei capitoli interessati.
I dipendenti addetti alla cassa economale hanno l'obbligo di tenere, mediante procedure informatizzate, le seguenti scritture contabili:
- un registro prima nota in cui vengono registrate giornalmente e separatamente le entrate e le uscite;
- un giornale di cassa nel quale vengono registrate, cronologicamente ed in apposite colonne, tutte le somme incassate, quelle pagate ed il saldo generale di cassa.
ART. 9
Anticipazione per missioni e trasferte
Per le missioni e trasferte di amministratori e dipendenti che comportano spese di particolare rilevanza, nel provvedimento di autorizzazione può essere disposta l'erogazione agli interessati di una anticipazione mediante cassa economale.
L'interessato ha l'obbligo di rimettere la rendicontazione della trasferta corredata dalla documentazione comprovante le spese entro tre giorni dal rientro dalla missione e di versare alla cassa economale, nello stesso termine, i fondi eventualmente non utilizzati.
Ove l'interessato non vi provveda, l’ufficio Economato segnala l'inadempienza all'Ufficio Personale il quale, in sede di pagamento delle indennità di carica e di presenza o delle retribuzioni, dispone il recupero dell'anticipazione a favore dell’ufficio Economato.
L’Ufficio Ragioneria successivamente, emette mandato di pagamento a favore dell’ufficio Economato per il rimborso delle somme anticipate per missioni e trasferte.
ART. 10
Responsabilità e controlli
Gli Agenti Contabili addetti alla cassa economale sono personalmente responsabili delle somme ricevute in consegna fino a quando non ne abbiano ottenuto legale discarico.
Essi sono soggetti agli obblighi imposti ai depositari dalle leggi civili e sono personalmente responsabili della regolarità dei pagamenti.
Verifiche della cassa economale possono essere effettuate in qualsiasi momento per iniziativa del Dirigente dell’Area Risorse Finanziarie o dei Revisori dei Conti.
Entro il 30 gennaio di ogni anno gli agenti contabili rendono il conto della propria gestione dell’Ente ai sensi dell’art. 233 del D. Lgs. 267/2000.
ART. 11
Tracciabilità dei flussi finanziari
In attuazione di quanto previsto dall’art. 3 della legge 13 agosto 2010, n. 136, è vietato l’utilizzo delle somme oggetto di anticipazione per il pagamento di spese derivanti da contratti, per le quali devono essere eseguite le ordinarie procedure di spesa previste dal Codice dei Contratti Pubblici.
I pagamenti disposti con la cassa economale (sia per cassa che con bonifico) non soggiacciono alle norme previste dalla legge n.136/2010 inerenti alla cosiddetta tracciabilità dei flussi finanziari secondo quanto previsto dalle Circolari AVCP n.8/2010, n. 10/2010 e n. 4/2011 integrate dalla Delibera n. 556 del 31 Maggio 2017dell’ANAC e dalla normativa sul DURC trattandosi di spese che, per le loro caratteristiche, si collocano al di fuori di un rapporto contrattuale.
Le spese economali restano escluse dalla richiesta di CIG e CUP (AVCP n.8/2010 e n.
4/2011) e dalla richiesta di DURC (FAQ dell’AVCP aggiornati al 4/12/2012).
Per le spese economali, in relazione al loro carattere di urgenza, indifferibilità ed imprevedibilità, non è obbligatorio il ricorso alla procedura del MEPA o di altre procedure telematiche.
TITOLO III - GESTIONE DEI MAGAZZINI ECONOMALI
ART. 12
Magazzini economali
La conservazione e la distribuzione dei materiali approvvigionati dall’ufficio economato avviene mediante la costituzione di appositi magazzini economali posti sotto la direzione del responsabile dell’ufficio economato, il quale è responsabile della gestione dei materiali depositati e della loro buona conservazione.
Il responsabile dell’ufficio economato, avvalendosi dell’ausilio del personale assegnato all’ufficio, cura la presa in consegna dei materiali, effettua le opportune verifiche quantitative e qualitative e provvede alla loro ordinata disposizione, al fine di provvedere con facilità alla loro movimentazione e controllo, anche attraverso specifici programmi informatici.
ART. 13
Materiali fuori uso
Almeno una volta all’anno il responsabile dell’ufficio economato provvede all’individuazione dei materiali inutilizzabili ovvero non più suscettibili di un’economica riparazione, nonché dei beni di consumo obsoleti ed inservibili.
TITOLO IV - FORMAZIONE E TENUTA DEGLI INVENTARI
ART. 14
Inventari dei beni mobili
Gli inventari dei beni mobili sono tenuti dall’ufficio economato, con l’osservanza delle disposizioni di legge e di quanto previsto dal vigente Regolamento di Contabilità cui si rinvia.
Il responsabile dell’ufficio economato ha il compito di sovrintendere e curare la formazione, l’aggiornamento e la conservazione degli inventari dei beni mobili del Comune e degli atti ad essi connessi.
TITOLO V - GESTIONE AUTOVEICOLI
ART. 15
Automezzi comunali
Gli acquisti di automezzi sono effettuati dall’ufficio Provveditorato Economato, sulla base di una programmazione periodica che tenga conto delle esigenze delle varie Aree e delle disponibilità finanziarie.
Le autovetture e gli altri veicoli di proprietà comunale sono assegnati ai dirigenti delle varie Aree organizzative qualora l’uso del mezzo sia riservato in via esclusiva ad uno specifico servizio.
L'Ufficio Provveditorato Economato predispone:
Sarà cura del servizio economato gestire gli interventi di manutenzione e riparazione, curare le revisioni periodiche e pagare la tassa di proprietà dei mezzi.
ART. 16
Libro macchina
Per ogni automezzo di proprietà comunale il Servizio Provveditorato Economato rilascerà un libro macchina, affidato al consegnatario responsabile del veicolo, nel quale dovranno essere annotati giornalmente:
ART. 17
Uso dei veicoli comunali
I mezzi non assegnati ad un servizio specifico sono utilizzati previa prenotazione del mezzo, presso la portineria comunale, da effettuarsi entro il giorno precedente a quello della missione.
In caso di più prenotazioni contestuali dello stesso mezzo, esso viene concesso in base all’ordine cronologico delle prenotazioni o, in subordine, avendo riguardo all’inderogabilità o urgenza della missione.
I soggetti autorizzati alla guida dei veicoli comunali debbono:
I veicoli comunali sono condotti da personale del Comune, munito di idonea patente di guida. Gli stessi automezzi, qualora siano disponibili in quanto non utilizzati dal personale suddetto, possono anche essere guidati dagli Amministratori dell’Ente, ovvero da personale anche temporaneamente alle dipendenze dell’Ente o da personale assegnato all’Ente nell’ambito di progetti del servizio civile e da volontari nell’ambito di specifiche iniziative, purché provvisti di idonea patente di guida, per adempimenti connessi al servizio o alla specifica iniziativa.
I veicoli assegnati in dotazione alla Polizia Locale possono essere condotti esclusivamente dagli appartenenti al Corpo, muniti di idonea patente di guida.
ART. 18
Interventi in caso di incidenti
Nel caso di incidenti con danni a veicoli comunali, il conducente redige un rapporto di quanto avvenuto, dei danni a persone o cose del Comune, di terzi, delle responsabilità presunte, con l'indicazione degli estremi delle coperture assicurative dei terzi eventualmente coinvolti, da trasmettere entro due giorni lavorativi all’Ufficio Economato che si attiverà per gli adempimenti previsti dalle condizioni di assicurazione.
ART. 19
Sistema di localizzazione satellitare
I veicoli comunali possono essere dotati di un sistema di localizzazione satellitare esclusivamente al fine di migliorare l'efficienza della flotta automezzi attraverso:
L’utilizzo dei sistemi di localizzazione satellitare dovrà garantire il rispetto della privacy dei conducenti, nel rispetto dei provvedimenti emanati in materia dall’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.
ART. 20
Responsabilità
Il conducente è direttamente responsabile, anche dal punto di vista disciplinare, dell'inosservanza delle norme previste nel presente Titolo V.
TITOLO VI - DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI
ART. 21
Disposizioni finali
Con l'entrata in vigore del presente regolamento viene abrogato e cessa di avere efficacia il precedente “Regolamento del servizio Provveditorato ed Economato”, approvato con deliberazione del Consiglio Comunale n.11 del 5 febbraio 2010.
Per quanto non previsto nel presente regolamento si applicano le norme contenute nel vigente regolamento di contabilità, nonché le norme di legge.